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Posted by on Mar 5, 2013 in 5 + 1 Tips, Productividad, Quickies | 0 comments

Organiza tu tiempo: 5 + 1 Razones para utilizar Google Calendar

Es la historia de tu vida; tienes una rutina de estudio/trabajo que por si sola te deja poco tiempo para pensar. Además quieres disponer tiempo para pololear y compartir con tu familia. Sin contar tus deberes de civil como hacer aseo y ese tipo de cosas. Sin olvidar ver y cuidar a tus amistades. Y como si fuera poco quieres realizar y llevar a cabo tus proyectos y negocios personales.

A la rápida parece mucho para solo 24 horas en un día.

En general hay muchas herramientas comunes y corrientes que te permiten organizar tu tiempo, desde ese punto de vista este artículo no aporta nada trascendental, cierto.

Sin embargo quiero comentarte del método que ocupo para organizar mis tiempos, lo llevo ocupando un par de meses y me ha servido súper bien. Más que una agenda en papel, estoy utilizando Google Calendar.

Hay varios motivos de por qué Google Calendar es una excelente herramienta gratuita para administrar tus tiempos, probablemente ya conoces algunas pero acá pretendo refregártelas en la cara.

 

1 – Agendamiento por Bloques de Tiempo

Seleccionas la hora de inicio, arrastras hasta la hora de término, pones un nombre. Listo.

Es lo más fácil del mundo. Personalmente utilizo este método para ordenar mi semana de una sola pasada; hago bloques de tiempo más o menos vagos para cada actividad que voy a desempeñar el día Lunes. Entre Lunes y Martes confirmo mis citas y reuniones y tengo mi calendario organizado para toda la semana. Agrego por adelantado los panoramas ineludibles tipo cumpleaños o compromisos familiares y quedo golden.

Vas a repetir una actividad en más de un día en el mismo horario? Arrastra el bloque que estás creando hacia la derecha hacia el día siguiente y listo.

Necesitas mover una tarea de un día y horario a otro distinto? Mueve el bloque que creaste al horario que necesitas, puedes también cambiar su tamaño (en horas).

2 – Opciones de Visualización y Colores!

Si eres una persona más gráfica puedes asignar colores para tus distintas tareas creando tu propia nomenclatura, de manera que puedas organizar tu tiempo y distribuirlo gráficamente en distintos temas de acuerdo a los colorcitos que asignaste. Como un campeón.

3 – Integración con todo!

Bueno, no todo. Pero sí todo lo digitals y con acceso a Internet; puedes incorporar tu Calendario de Google a tu aplicación de calendario favorita en tu computador (léase Outlook, o iCal o cualquier otro), agregarlo a tu celular y/o tablet en forma nativa para administrarlo y visualizarlo desde ahí, e incluso algunos televisores permiten visualizar Calendarios de Google. Así no pierdes de vista tu horario y calendarización. Un balazo.

 

4 – Invitaciones

Esta característica no la ocupo mucho para mis citas personales, sí para las de trabajo. Puedes realizar invitaciones a las reuniones que agendes a la gente con la que vas a reunirte así ellos pueden revisar su correo confirmar y va aparecer en tu calendario que esta persona confirmó, es socialmente más formal que llamarlo o whatsappearlo y decirle ‘oye nos juntamos’, por lo mismo no encuentro muy amistoso decirle a tu mamá que la vas a ir a visitar a través de una cita en Google Calendar. Sin embargo para temas serios queda muy bien. Todo un pro.

5 – Adjuntos

Súper bacán. Creas una cita, cargas un adjunto (de tu computador o de google drive, chúpate esa) y ya sabes en qué vas a trabajar en ese período.

Con lo cabeza de pollo que soy siempre se me olvidan los adjuntos, o los archivos y documentos que voy a trabajar. Así que los manejo en Google Drive y los incorporo directamente a los elementos de mi calendario, groso. Para mí resulta una manera mucho más orgánica y contextual de organizar mi información. Excelente.

 

+1 – Mucho más!

Recordatorios configurables: emails, ventanas pop-up, sms.

Calendarios públicos: Feriados, la hora de salida  puesta de sol, calendario de deportes

Calendarios Compartidos: Puedes hacer tu calendario público o compartirlo con alquien para que visualice la misma información que tú

Múltiples Calendarios: Si todo esto te parece poco, puedes manejar distintos calendarios para distintos propósito; reuniones de trabajo, entregas de trabajos en la U, horarios de clase, etcétera. Todo en calendarios distintos, con distintos colores, distinta configuración de alertas, distinta visualización. (es un poco mucho para mí, pero sin duda a más de alguien va a convenir)

 

Datos Extra:

En general para adoptar una tecnología bien y que sea realmente útil, tienes que adoptarla en una manera que sea acorde a la forma en que llevas tu vida cotidianamente. Me refiero a que si en tu vida normal malamente llevas control de tus actividades y sueles confiarte en tu memoria para recordar todo lo que tienes que hacer, lo más probable es que una estructura simple de calendario, es decir, un solo calendario, sin colores, con citas con horarios amplios y nombres genéricos, sea lo mejor para ti. Si por otra parte eres una persona bien organizada y sueles llevar una agenda con tus reuniones y compromisos, te convenga quizá migrar a un esquema de calendarios más complejo y sacarle mucho provecho a toda la profundidad de configuración de esta herramienta.

Utiliza lo que realmente necesites; no quieres una estructura de calendario que sea más lenta de configurar que de utilizar. Personalmente hago bloques de tareas para las tardes libres y en el nombre de la tarea pongo el nombre de la persona o el proyecto en que voy a trabajar. Con eso estoy súper bien y ando perfecto.

 

En fin, Google Calendar es una herramienta poderosísima y de muy fácil utilización para administrar tus tiempos y el de tus compañeros de trabajo. Ahora, <Típica pregunta de blog invitando a los lectores a comentar> ?.

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